Civitas brengt alles samen wat je serviceclub nodig heeft — leden, vergaderingen, serviceprojecten, contributie en maatschappelijke impact. Ontworpen voor maatschappelijke leiders, niet voor IT-specialisten.
Excel voor leden, e-mail voor bevestigingen, spreadsheets voor contributie-tracking, gedeelde drives voor projectrapporten… Je bestuur verspilt waardevolle tijd aan taken die eenvoudig zouden moeten zijn.
Modulaire functies die je naar behoefte kunt inschakelen, met vocabulaire dat past bij het clubleven.
Publiceer je wekelijkse vergaderingen, speciale evenementen en clubactiviteiten. Beheer aanwezigheid, sprekers en locatiedetails. Automatische herinneringen.
VergaderingenmoduleComplete gids van je club, met rollen, anciënniteit, classificaties. Commissietoewijzingen, aanwezigheidsgeschiedenis. Optionele fotogids.
LedenmoduleInnen lidmaatschapscontributie en bijdragen aan speciale fondsen online. Automatische ontvangstbewijzen. Penningmeester-export.
FinanciënmodulePubliceer je clubbulletin en aankondigingen. Verstuur per e-mail naar leden met één klik.
CommunicatiemoduleCoördineer serviceprojecten, volg vrijwilligersuren en genereer impactrapporten. Tijdslots, inschrijvingen, bevestigingen.
ProjectenmoduleEen clubwebsite met vergadertijden, projecten, lidmaatschapsinfo en contactformulier. Geen technische vaardigheden nodig.
Openbare siteGenereer uitgebreide rapporten voor clubleiderschap — service-uren, ledengroei, fondsenwervingtotalen en aanwezigheidstrends. Districtsklare exports met één klik.
RapportenmodulePlan maatschappelijke initiatieven van concept tot voltooiing. Volg doelen, vrijwilligers, uren en impactmetingen voor districtsrapportage.
ServicemoduleVan de clubvoorzitter tot het nieuwste lid, Civitas past bij hoe iedereen daadwerkelijk werkt.
"Ik moet het grote plaatje zien zonder rapporten na te jagen"
Dashboard toont clubgezondheid in één oogopslag — aanwezigheid, contributie, aankomende vergaderingen, projectimpact
"Aanwezigheidsregisters en notulen vreten mijn week op"
Automatische aanwezigheidsregistratie, digitale notulendistributie, ledenstatus realtime bijgewerkt
"Vrijwilligers coördineren en uren bijhouden is chaos"
Projectinschrijvingen, urenregistratie en impactrapporten — alles op één plek, districtsklaar
"Ik wil gewoon weten wanneer vergaderingen zijn en me aanmelden voor projecten"
Eenvoudige mobiele weergave met aankomende evenementen, makkelijke RSVP en service-urenregistratie
Je leden registreren online, vanaf hun telefoon. Je ziet realtime wie er deelneemt, wie gasten meebrengt en het maaltijdaantal.
"We waren elke maandag bezig met leden bellen om dinsdag te bevestigen. Nu doen ze zelf RSVP en heeft de sergeant-at-arms accurate maaltijdaantallen op zondagavond."
Innen contributie per creditcard of bankoverschrijving. Civitas volgt automatisch betalingen, stuurt herinneringen en genereert penningmeesterrapporten.
"Contributie-inning betekende vroeger maanden herinneringsmails en ongemakkelijke gesprekken. Nu betaalt 90% van de leden online binnen een week na de factuur. Onze penningmeester geniet nu zelfs van de taak."
Een levende gids van je clubleden, met hun rollen, classificaties, anciënniteit en commissietoewijzingen. Elk lid telt.
"Als een potentieel lid op bezoek komt, kan ik onze lijst tevoorschijn halen en de diversiteit van onze classificaties tonen — advocaten, docenten, ondernemers, gepensioneerden. Dat maakt indruk."
Coördineer serviceprojecten, schrijf vrijwilligers in en volg uren. Genereer impactrapporten voor district en internationale rapportage.
"Districtsrapportage kostte vroeger een heel weekend. Nu klik ik op 'Exporteren' en heb accurate service-urentotalen, projectsamenvattingen en vrijwilligersaantallen in vijf minuten."
Van wekelijkse vergaderingen tot districtsconferenties, dit verandert er als alles samenwerkt.
Het bezoek van de districtsgovernor is over twee weken. De secretaris moet ledenaantallen, aanwezigheidspercentages, service-uren en Foundation-giften verzamelen — allemaal uit verschillende spreadsheets, sommige bijgewerkt, andere niet. Het rapport van vorig jaar had drie fouten die de districtsgovernor opmerkte.
Klik op 'Districtsrapport.' Civitas haalt realtime data op: 47 leden, 78% gemiddelde aanwezigheid, 1.247 service-uren, €12.400 aan Foundation. Exporteer als PDF of dien digitaal in.
Accuraat rapport in vijf minuten. Nul fouten. Districtsgovernor onder de indruk.
Een potentieel lid heeft vier vergaderingen bijgewoond en wil toetreden. De lidmaatschapsvoorzitter moet sponsorinfo verifiëren, de inductie plannen, coördineren met voorzitter en secretaris, de lijst bijwerken, contributie innen en materiaal bestellen — allemaal via aparte e-mails en telefoontjes.
Start de 'Nieuw Lid'-workflow. Het systeem volgt de sponsor, plant de inductie, informeert de voorzitter, int contributie online, bestelt een badge en werkt alle records automatisch bij.
Naadloze inductie-ervaring. Nieuw lid voelt zich welkom. Nul administratieve missers.
De jaarlijkse parkopruiming heeft 25 vrijwilligers nodig over drie tijdslots. De servicevoorzitter stuurt e-mails, krijgt reacties via sms, houdt inschrijvingen bij op papier, en op de dag zelf verschijnen 18 mensen maar niemand weet wie welk slot had. Onhandig.
Maak het project met drie tijdslots. Leden schrijven zich online in voor specifieke diensten. Automatische herinneringen 48 uur van tevoren. Check-in op het evenement registreert werkelijke aanwezigheid en uren.
Juiste aantal vrijwilligers bij elk slot. Accurate urenregistratie. Tevreden servicevoorzitter.
| Taak | Vóór Civitas | Met Civitas |
|---|---|---|
| Vergaderaanwezigheid | E-mails, sms'jes, telefoontjes. Spreadsheet bijwerken. Hopen dat het maaltijdaantal klopt. No-shows najagen. | Leden doen zelf RSVP. Realtime aanwezigheidsoverzicht. Accurate maaltijdaantallen. Automatische follow-up. |
| Contributie-inning | Facturen versturen. Cheques volgen. Online betalingen apart loggen. Maandelijks reconciliëren. Ongemakkelijke herinneringen. | Eén-klik facturen. Online betaling. Automatische ontvangstbewijzen. Realtime tracking. Geen ongemakkelijke gesprekken. |
| Service-urenrapportage | Verzamelen bij commissievoorzitters. Spreadsheets consolideren. Totalen berekenen. Hopen dat niets gemist is. | Leden loggen uren direct. Automatische totalen. Districtsklare rapporten. Eén-klik export. |
| Sprekerplanning | E-mailketens. Agendaconflicten. Verloren bevestigingen. Last-minute gedoe. | Sprekerkalender met bevestigingen. Automatische herinneringen. Back-uplijst onderhouden. Geen gedoe. |
| Lidmaatschapsstatus | Handmatig bijhouden. Aanwezigheidspercentages met de hand berekenen. Leden vallen door de mazen. | Automatische statusupdates. Aanwezigheidswaarschuwingen. Verlofregistratie. Niemand vergeten. |
| Districtsrapportage | Uit vijf bronnen compileren. Handmatig berekenen. Alles drievoudig controleren. Toch te laat indienen. | Eén-klik export. Realtime accurate data. Op tijd indienen met vertrouwen. |
We bouwden Civitas omdat de gegevens van je leden niet thuishoren op Big Tech servers.
Je gegevens gaan nooit via Google, Amazon, Microsoft of Facebook. Onafhankelijke infrastructuur, door ons beheerd.
Servers in de Europese Unie, onder de AVG — 's werelds meest beschermende wetgeving voor persoonsgegevens.
Gegevens versleuteld in transit (HTTPS) en in rust op onze servers. Je informatie is bij elke stap beschermd.
Volledige export op elk moment. Als je vertrekt, wissen we alles. Geen lock-in, geen valkuilen, geen doorverkoop.
Volledige toegang tot alle functies, geen creditcard nodig. Jij test, jij geeft ons feedback.
We bouwen voor serviceclubs, niet voor Fortune 500-bedrijven. Prijzen blijven aangepast aan jullie mogelijkheden.
Geen kunstmatige limieten tijdens de beta. We rekenen op gezond verstand — fair use.
We zijn een klein team. We doen ons best, reageren snel, maar beloven geen 99,99% SLA.
Early adopters worden onthouden. Doe nu mee en vergrendel oprichtersprijs bij lancering — plus directe invloed op functies die we als volgende bouwen.
Voorwaarden kunnen bij lancering wijzigen — we informeren je altijd vooraf.
Niet gevonden wat je zoekt? Schrijf ons op hello@communify.site
De meeste clubs zijn binnen een uur operationeel. Je maakt je organisatie aan, importeert je leden uit een CSV of Excel-bestand, en je kunt direct je eerste vergadering publiceren. We begeleiden je door elke stap indien nodig.
Civitas accepteert imports uit Excel, CSV en Google Sheets voor je ledenlijsten. Voor bestaande databasesystemen zoals ClubRunner of DACdb bieden we begeleide migratie op aanvraag.
Je configureert de aanwezigheidseisen van je club (bijv. minimaal 50%). Civitas berekent automatisch het percentage van elk lid, volgt inhaalvergaderingen bij andere clubs en markeert leden die richting probatie gaan. Geen handmatige berekeningen meer.
Ja. Leden kunnen uren loggen vanaf hun telefoon na het voltooien van een project. De servicevoorzitter beoordeelt en keurt inzendingen goed. Uren worden automatisch opgeteld voor rapportage. Je kunt ook bulk uren invoeren voor begeleide projecten.
Civitas ondersteunt alle standaardcategorieën: Actief, Senior Actief, Erelid, Verlof, en aangepaste categorieën die je zelf definieert. Elke categorie kan verschillende contributiebedragen en aanwezigheidseisen hebben.
Ja. Civitas genereert service-urenrapporten die compatibel zijn met de rapportagevereisten van Rotary, Lions en Kiwanis districten. Leden kunnen uren direct loggen, of beheerders kunnen ze bulk invoeren.
Absoluut. Civitas is ontworpen voor alle service- en maatschappelijke organisaties: Rotary, Lions, Kiwanis, Optimist, Exchange, Soroptimist en gemeenschappelijke burgergroepen. Het vocabulaire past zich aan jouw organisatie aan.
Alle gegevens worden gehost in de Europese Unie, bij AVG-conforme providers. Je clubgegevens worden nooit doorverkocht of gedeeld met derden. Je blijft eigenaar van je gegevens en kunt ze op elk moment exporteren.
Ja. De sprekerkalender laat je programma's maanden vooruit plannen, bevestigingen volgen, sprekercontactinfo en onderwerpen opslaan, en automatisch programmadetails opnemen in vergaderherinneringen.
Civitas volgt inhaalanwezigheid bij andere clubs en inter-club evenementen. Leden kunnen bezoeken loggen, en uren tellen mee voor hun aanwezigheidspercentage. Districtsconferentie-aanwezigheid wordt automatisch gevolgd.
Sluit je aan bij de eerste serviceclubs op Civitas. Volledige toegang tijdens de beta, begeleide migratie, en jouw feedback vormt het product.
🔒 Geen creditcard · AVG · Gegevens gehost in Europa