Civitas rassemble tout ce dont votre club service a besoin — membres, réunions, projets de service, cotisations et impact communautaire. Conçu pour les responsables civiques, pas pour les informaticiens.
Excel pour les membres, email pour les confirmations, tableurs pour le suivi des cotisations, drives partagés pour les rapports de projets… Votre bureau perd un temps précieux sur des tâches qui devraient être simples.
Des fonctionnalités modulaires à activer selon vos besoins, avec un vocabulaire adapté à la vie de club.
Publiez vos réunions hebdomadaires, événements spéciaux et activités du club. Gérez les présences, conférenciers et détails du lieu. Rappels automatiques.
Module RéunionsAnnuaire complet de votre club, avec rôles, ancienneté, classifications. Affectations aux commissions, historique de présence. Trombinoscope optionnel.
Module MembresCollectez les cotisations et contributions aux fonds spéciaux en ligne. Reçus automatiques. Export trésorier.
Module FinancePubliez le bulletin de votre club et les annonces. Envoyez par email aux membres en un clic.
Module CommunicationCoordonnez les projets de service, suivez les heures de bénévolat et générez des rapports d'impact. Créneaux horaires, inscriptions, confirmations.
Module ProjetsUn site web de club avec horaires de réunion, projets, infos d'adhésion et formulaire de contact. Aucune compétence technique requise.
Site publicGénérez des rapports complets pour la direction du club — heures de service, croissance des effectifs, totaux de collecte de fonds et tendances de présence. Exports prêts pour le district en un clic.
Module RapportsPlanifiez les initiatives de service communautaire de la conception à la réalisation. Suivez objectifs, bénévoles, heures et métriques d'impact pour les rapports de district.
Module ServiceDu président du club au membre le plus récent, Civitas s'adapte à la façon dont chacun travaille vraiment.
"J'ai besoin de voir la situation globale sans courir après les rapports"
Le tableau de bord montre la santé du club en un coup d'œil — présences, cotisations, prochaines réunions, impact des projets
"Les registres de présence et les procès-verbaux me prennent toute la semaine"
Suivi automatique des présences, distribution numérique des PV, statut des membres mis à jour en temps réel
"Coordonner les bénévoles et suivre les heures, c'est le chaos"
Inscriptions aux projets, enregistrement des heures et rapports d'impact — tout en un seul endroit, prêt pour le district
"Je veux juste savoir quand sont les réunions et m'inscrire aux projets"
Vue mobile simple avec événements à venir, confirmation facile et suivi des heures de service
Vos membres s'inscrivent en ligne, depuis leur téléphone. Vous voyez en temps réel qui vient, qui amène des invités, et le nombre de repas.
"On passait chaque lundi à appeler les membres pour confirmer leur présence du mardi. Maintenant ils s'inscrivent eux-mêmes et le responsable des badges a le nombre exact de repas dès dimanche soir."
Collectez les cotisations par carte bancaire ou virement. Civitas suit automatiquement les paiements, envoie des rappels et génère les rapports du trésorier.
"La collecte des cotisations, c'était des mois de rappels et de conversations gênantes. Maintenant 90% des membres paient en ligne dans la semaine suivant la facture. Notre trésorier aime enfin son poste."
Un annuaire vivant des membres de votre club, avec leurs rôles, classifications, ancienneté et affectations aux commissions. Chaque membre compte.
"Quand un membre potentiel visite, je peux afficher notre liste et lui montrer la diversité de nos classifications — avocats, enseignants, chefs d'entreprise, retraités. Ça fait une impression forte."
Coordonnez les projets de service, inscrivez les bénévoles et suivez les heures. Générez des rapports d'impact pour les rapports de district et internationaux.
"Les rapports de district prenaient un week-end entier. Maintenant je clique sur 'Exporter' et j'ai des totaux d'heures précis, des résumés de projets et des comptages de bénévoles en cinq minutes."
Des réunions hebdomadaires aux conférences de district, voici ce qui change quand tout fonctionne ensemble.
La visite du gouverneur de district est dans deux semaines. Le secrétaire doit compiler statistiques de membres, pourcentages de présence, heures de service et dons à la Fondation — le tout depuis différents tableurs, certains à jour, d'autres non. Le rapport de l'an dernier avait trois erreurs que le gouverneur a remarquées.
Cliquez sur 'Rapport de district'. Civitas extrait les données en temps réel : 47 membres, 78% de présence moyenne, 1 247 heures de service, 12 400 € à la Fondation. Exportez en PDF ou soumettez numériquement.
Rapport précis en cinq minutes. Zéro erreur. Gouverneur de district impressionné.
Un membre potentiel a assisté à quatre réunions et veut adhérer. Le responsable des adhésions doit vérifier les infos du parrain, programmer l'intronisation, coordonner avec le président et le secrétaire, mettre à jour le registre, collecter les cotisations et commander les fournitures — le tout par emails et appels séparés.
Lancez le workflow 'Nouveau membre'. Le système suit le parrain, programme l'intronisation, notifie le président, collecte les cotisations en ligne, commande le badge et met à jour tous les registres automatiquement.
Expérience d'intronisation fluide. Le nouveau membre se sent bienvenu. Zéro balle administrative perdue.
Le nettoyage annuel du parc nécessite 25 bénévoles sur trois créneaux. Le responsable service envoie des emails, reçoit des réponses par SMS, suit les inscriptions sur papier, et le jour J a 18 personnes mais ne sait pas qui s'était engagé sur quel créneau. Gênant.
Créez le projet avec trois créneaux. Les membres s'inscrivent sur des plages spécifiques en ligne. Rappels automatiques envoyés 48h avant. L'émargement à l'événement enregistre présence et heures.
Le bon nombre de bénévoles à chaque créneau. Suivi des heures précis. Responsable service content.
| Tâche | Avant Civitas | Avec Civitas |
|---|---|---|
| Présences aux réunions | Emails, SMS, appels. Mettre à jour le tableur. Espérer que le nombre de repas est bon. Relancer les absents. | Les membres s'inscrivent en ligne. Vue des présences en temps réel. Comptage des repas précis. Relance automatique. |
| Collecte des cotisations | Envoyer les factures. Suivre les chèques. Enregistrer les paiements en ligne séparément. Réconcilier chaque mois. Rappels gênants. | Factures en un clic. Paiement en ligne. Reçus automatiques. Suivi en temps réel. Pas de conversations gênantes. |
| Rapports d'heures de service | Collecter auprès des présidents de commission. Consolider les tableurs. Calculer les totaux. Espérer n'avoir rien oublié. | Les membres enregistrent leurs heures directement. Totaux automatiques. Rapports prêts pour le district. Export en un clic. |
| Programmation des conférenciers | Chaînes d'emails. Conflits de calendrier. Confirmations perdues. Courses de dernière minute. | Calendrier des conférenciers avec confirmations. Rappels automatiques. Liste de secours maintenue. Pas de courses. |
| Statut des membres | Suivi manuel. Pourcentages de présence calculés à la main. Des membres passent entre les mailles. | Mises à jour de statut automatiques. Alertes de présence. Suivi des congés. Personne n'est oublié. |
| Rapports de district | Compiler depuis cinq sources. Calculer manuellement. Tout vérifier trois fois. Soumettre en retard quand même. | Export en un clic. Données précises en temps réel. Soumettre à temps en toute confiance. |
Nous avons créé Civitas parce que les données de vos membres n'ont pas leur place sur les serveurs des géants du numérique.
Vos données ne passent jamais par Google, Amazon, Microsoft ou Facebook. Infrastructure indépendante, contrôlée par nous.
Serveurs situés dans l'Union européenne, soumis au RGPD — la législation la plus protectrice au monde pour les données personnelles.
Données chiffrées en transit (HTTPS) et au repos sur nos serveurs. Vos informations sont protégées à chaque étape.
Export complet à tout moment. Si vous partez, nous effaçons tout. Pas de verrouillage, pas de piège, pas de revente.
Accès complet à toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire. Vous testez, vous nous donnez votre avis.
Nous construisons pour les clubs service, pas pour les entreprises du Fortune 500. Les prix resteront adaptés à vos moyens.
Pas de limites artificielles pendant la bêta. Nous comptons sur un usage sensé — fair use.
Nous sommes une petite équipe. Nous faisons de notre mieux, nous répondons vite, mais nous ne promettons pas un SLA de 99,99%.
Les premiers adoptants sont mémorables. Rejoignez maintenant et bénéficiez du tarif fondateur au lancement — plus une influence directe sur les fonctionnalités que nous développons.
Les conditions peuvent évoluer au lancement — nous vous préviendrons toujours à l'avance.
Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Écrivez-nous à hello@communify.site
La plupart des clubs sont opérationnels en moins d'une heure. Vous créez votre organisation, importez vos membres depuis un fichier CSV ou Excel, et vous pouvez publier votre première réunion immédiatement. Nous vous guidons à chaque étape si nécessaire.
Civitas accepte les imports depuis Excel, CSV et Google Sheets pour vos listes de membres. Pour les systèmes existants comme ClubRunner ou DACdb, nous proposons une migration assistée sur demande.
Vous configurez les exigences de présence de votre club (ex. : minimum 50%). Civitas calcule automatiquement le pourcentage de chaque membre, suit les réunions de rattrapage dans d'autres clubs, et signale les membres approchant de la mise en observation. Plus de calculs manuels.
Oui. Les membres peuvent enregistrer leurs heures depuis leur téléphone après avoir terminé un projet. Le responsable service examine et approuve les soumissions. Les heures sont automatiquement comptabilisées pour les rapports. Vous pouvez aussi saisir les heures en masse pour les projets encadrés.
Civitas prend en charge toutes les catégories standard : Actif, Senior Actif, Honoraire, Congé, et les catégories personnalisées que vous définissez. Chaque catégorie peut avoir des montants de cotisation et des exigences de présence différents.
Oui. Civitas génère des rapports d'heures de service compatibles avec les exigences de reporting des districts Rotary, Lions et Kiwanis. Les membres peuvent enregistrer leurs heures directement, ou les administrateurs peuvent les saisir en masse.
Absolument. Civitas est conçu pour toutes les organisations de service et civiques : Rotary, Lions, Kiwanis, Optimist, Exchange, Soroptimist et groupes civiques communautaires. Le vocabulaire s'adapte à votre organisation.
Toutes les données sont hébergées dans l'Union européenne, chez des fournisseurs conformes au RGPD. Les données de votre club ne sont jamais revendues ni partagées avec des tiers. Vous restez propriétaire de vos données et pouvez les exporter à tout moment.
Oui. Le calendrier des conférenciers vous permet de programmer des interventions des mois à l'avance, de suivre les confirmations, de stocker les coordonnées et sujets des intervenants, et d'inclure automatiquement les détails du programme dans les rappels de réunion.
Civitas suit les présences de rattrapage dans d'autres clubs et les événements inter-clubs. Les membres peuvent enregistrer leurs visites, et les heures comptent pour leur pourcentage de présence. La participation aux conférences de district est suivie automatiquement.
Rejoignez les premiers clubs service sur Civitas. Accès complet pendant la bêta, migration assistée, et vos retours façonnent le produit.
🔒 Sans carte bancaire · RGPD · Données hébergées en Europe